Date limite : Au plus tard le 19 février 2018. Durée : 12 mois renouvelable Lieu : MORONI, Comores Les dossiers de candidature (l...
Date limite : Au plus tard le 19 février 2018.
Durée : 12 mois renouvelable
Lieu : MORONI, Comores
Les dossiers de candidature (lettre de motivation et CV détaillé) portant la mention «RECRUTEMENT Assistant/e administratif/ve et financier/e - Projet HIMO» doivent être envoyés à Monsieur le Directeur du Bureau de Pays de l’OIT à Antananarivo par email à l’adresse antananarivo@ilo.org.
Sous la responsabilité du Directeur du Bureau de Pays de l’OIT à Antananarivo, l’Assistant/e Administratif/ve et Financier/e travaillera sous la supervision de l’Administrateur National du Projet (ANP). Il/elle est chargé d’appuyer l’ANP à la gestion et la mise en œuvre du projet sur le plan administratif et financier conformément aux objectifs fixés et aux politiques, procédures administratives et financières du BIT. Le temps imparti pour l’exécution des tâches sera réparti comme suit :
a. Sur le plan administratif (50%)
- Assurer la gestion au quotidien de toutes les questions et activités administratives du projet ;
- Rédiger des projets de correspondances, mémorandums et rapports administratifs sur la base de directives orales ou écrites, de correspondances antérieures ou d’autres sources d’informations disponibles conformément aux procédures standards du bureau ;
- Fournir un appui administratif pour l'organisation des séminaires et ateliers techniques à Madagascar : préparer et envoyer les invitations et assurer leur suivi, coordonner les voyages et l’hébergement des participants, tenir les feuilles de présence et assurer le paiement des DSA ; assurer le secrétariat pour les réunions, séminaires et ateliers ;
- Etablir et assurer le suivi des contrats (dont ceux des collaborateurs extérieurs, sous-traitants, prestataires de services) et assurer leur paiements ;
- Gérer les missions effectuées dans le cadre du Projet : préparer l’autorisation de voyager et la demande d’avance sur mission ; effectuer les réservations d'hôtel ; assurer le suivi des formalités relevant de la sécurité du staff, notamment l’obtention de la Security Clearance et gérer l’agenda des fonctionnaires en provenance du Siège ou d’autres Bureaux du BIT ;
- Assurer le suivi et la mise à jour des dossiers du staff du Projet : fiches de présence, situation des congés et autres ;
- Gérer l’agenda de l’Administrateur National ;
- Tenir, classer et archiver (physiquement et électroniquement) les dossiers et documents utilisés par le Projet, conformément aux procédures en vigueur ;
- Conseiller et prendre les dispositions nécessaires à l’achat, à l’expédition et à la réception du matériel et fournitures du projet ; établir les listes d’inventaire, suivre les dispositions de sécurisation et les travaux de maintenance ;
- Gérer le matériel roulant : administration des carnets de bords (quotidien et mensuel), gestion de l’utilisation des carnets de carburant. Organisation et suivi des réparations et autres travaux d’entretien ;
- Superviser le travail du chauffeur
b. Sur le plan financier (50%) :
- - Gérer au quotidien toutes les activités financières du Projet ;
- - Gérer et assurer le suivi du budget : élaboration des dépenses prévisionnelles, préparation des demandes d’EPAs (External Payment Authorizations), suivi de la comptabilité budgétaire ;
- - Contribuer à la préparation des révisions budgétaires ;
- - Préparer, suivre et exécuter le budget des réunions, atelier et séminaires organisés, incluant les spécifications et estimations de coûts sur la base de devis et leurs rapports financiers ;
- - Prospecter et recommander des fournisseurs selon les procédures du BIT, préparer les demandes de bons de commande ;
- - Vérifier des factures et pièces comptables ; vérifier la conformité des articles/services livrés par rapport à la commande et préparer la demande de paiement ;
- - Gérer le compte « Petite Caisse », préparer les demandes de renflouement ;
- - Assurer le suivi, le contrôle des contrats de services et des programmes d’action : revue des rapports financiers et des documents comptables, vérification des dépenses effectuées ;
- - Former et encadrer le personnel des agences d’exécution en matière d’application du règlement financier du BIT et de présentation des rapports ;
Effectuer d'autres tâches assignées par le supérieur hiérarchique.
Qualifications requises : éducation, langue, expérience et compétences
Formation :
Le(a) titulaire doit avoir achevé des études secondaires suivies d’une formation professionnelle en gestion, comptabilité ou finances ou dans un domaine similaire.
Expérience :
Au moins cinq ans d’expérience dans une fonction administrative et financière, dont trois au sein de l’organisation.
Connaissances linguistiques : Excellente maîtrise du Français et connaissance de la langue locale. La connaissance de l’Anglais serait un atout.
Aptitudes :
Connaissance des dispositions règlementaires dans les domaines administratifs et financiers. Bonne maîtrise des procédures administratives, financières et de principes comptables. Bonnes capacités rédactionnelles. Aptitude confirmée à travailler avec les traitements de textes et les tableurs, y compris les fonctions d’extraction. Aptitude à rechercher et à extraire des informations à partir de bases de données et à répertorier des rapports. Bonne maitrise des programmes informatiques et des progiciels pour la réalisation des diverses tâches administratives et financières. Aptitude à travailler de manière précise avec des données administratives. Aptitude établir et entretenir des relations professionnelles efficaces avec les fonctionnaires de toutes les classes et à répondre aux demandes de renseignements. Aptitude à travailler en équipe et sous pression. Sens des responsabilités et capacité à travailler avec des données confidentielles.
Les candidats évalués et considérés comme pouvant être recommandés mais qui n’auront pas été sélectionnés pour cet emploi vacant pourront se voir offrir une affectation sur un autre poste temporaire au même grade ou à un grade inférieur dans la mesure où lesdits candidats possèdent les qualifications minimales requises pour cet emploi.
